Pemkab Magelang Digitalisasi Sistem Keprotokolan dan Dokumentasi

Sobat Vimags, Pemerintah Kabupaten Magelang terus mendorong transformasi digital dalam tata kelola pemerintahan. Kali ini, digitalisasi menyasar bidang keprotokolan, dokumentasi pimpinan, hingga pengelolaan sarana dan prasarana.

Pemkab Magelang meluncurkan dua inovasi digital, yaitu Bu-e Dolan Magelang atau Buku Elektronik Pedoman Keprotokolan Kabupaten Magelang dan Si-Panda, sistem yang digunakan untuk penyimpanan serta pengelolaan data dan arsip dokumentasi kegiatan pimpinan daerah.

Kedua inovasi tersebut dikembangkan oleh Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kabupaten Magelang dan diluncurkan Wakil Bupati Magelang Sahid di Ruang Command Center Pusaka Gemilang, Senin, 12 Oktober 2026.

Langkah ini diharapkan dapat mempercepat koordinasi, menertibkan dokumentasi, serta meningkatkan efektivitas kerja perangkat daerah.

Keprotokolan Tak Lagi Bergantung pada Dokumen Fisik

Wakil Bupati Magelang Sahid menegaskan bahwa digitalisasi sudah menjadi kebutuhan dalam menghadapi tuntutan tata kelola pemerintahan yang semakin dinamis.

“Transformasi digital di ranah keprotokolan bukan lagi sekadar pilihan, melainkan sebuah kebutuhan mutlak,” tegasnya.

Pengelolaan dokumen keprotokolan secara konvensional dinilai memiliki berbagai keterbatasan. Berkas fisik berisiko rusak atau hilang, sulit diakses dengan cepat, dan membutuhkan waktu lebih lama ketika harus diperbarui.

Wakil Bupati Magelang saat meluncurkan inovasi digital Bu-e Dolan Magelang, Si-Panda sekaligus Si Tempat. (Photo : beritamagelang.id)

Melalui Bu-e Dolan Magelang, pedoman keprotokolan yang sebelumnya tersedia dalam bentuk fisik kini dapat diakses secara elektronik.

Sistem ini diharapkan membantu perangkat daerah memiliki rujukan yang sama dalam menyiapkan agenda pimpinan, termasuk dalam pengaturan tata tempat, tata upacara, dan berbagai kebutuhan keprotokolan lainnya.

Si-Panda Permudah Pengelolaan Dokumentasi Pimpinan

Selain pedoman keprotokolan, dokumentasi kegiatan pimpinan daerah juga mulai ditata secara digital melalui Si-Panda.

Sistem tersebut menjadi sarana penyimpanan dan pengelolaan data serta arsip dokumentasi agar lebih terorganisasi dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Dengan sistem digital, informasi dapat diperbarui lebih cepat dan diakses secara lebih efisien dibandingkan pengelolaan arsip secara manual.

Sahid meminta perangkat daerah, jajaran kecamatan, hingga desa dan kelurahan untuk memanfaatkan sistem tersebut secara optimal, bukan hanya berhenti pada seremoni peluncuran.

“Terus berkolaborasi dan berkomunikasi aktif dengan tim keprotokolan agar sinkronisasi agenda dan tata tempat/tata upacara berjalan dengan prima,” ujarnya.

Dukung Tata Kelola Pemerintahan yang Lebih Efisien

Digitalisasi keprotokolan ini dinilai sejalan dengan Misi Kedua Panca Dharma Kabupaten Magelang, yaitu mempercepat penyelenggaraan tata kelola pemerintahan yang bersih dan melayani.

Kasubag Protokol Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kabupaten Magelang, Winarso, menjelaskan bahwa Bu-e Dolan Magelang dikembangkan untuk mengubah pedoman keprotokolan menjadi format elektronik yang lebih mudah diakses, interaktif, dan modern.

Inovasi tersebut diharapkan turut meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan Bagian Prokompim.

Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kabupaten Magelang, Yuvita Isni Kadratin, menambahkan bahwa inovasi digital menjadi bagian dari upaya meningkatkan efektivitas koordinasi, kecepatan pelayanan, dan kualitas pelaksanaan tugas organisasi.

Si Tempat Permudah Peminjaman Fasilitas Pemerintah

Pada kesempatan yang sama, Pemkab Magelang juga mengapresiasi inovasi Si Tempat atau Sistem Informasi Pinjam Tempat dan Sarana Prasarana yang dikembangkan Bagian Umum Setda Kabupaten Magelang.

Sistem ini ditujukan untuk membantu pengelolaan aset gedung kantor serta pemanfaatan sarana dan prasarana agar lebih tertib dan akuntabel.

Kasubag Rumah Tangga dan Perlengkapan Bagian Umum Setda Kabupaten Magelang, Dwi Astuti, menjelaskan bahwa Si Tempat dirancang untuk memberikan layanan peminjaman tempat dan fasilitas yang lebih cepat, mudah, transparan, efektif, efisien, serta akuntabel melalui prosedur yang terstandar dan sistem informasi terintegrasi.

Dengan hadirnya Bu-e Dolan Magelang, Si-Panda, dan Si Tempat, Pemkab Magelang berharap proses administrasi dan koordinasi pemerintahan dapat berjalan lebih modern, tertib, serta mendukung pelayanan publik yang semakin efektif.

Sumber: Pemkab Magelang (beritamagelang.id)